摘要：在医院实习生的档案建立过程当中，能够充分反映出其在实习期间所形成的专业成绩、技术技能、态度观念等，通过信息化的档案建立可以更加便捷地实现管理信息的传送、调取和查询，是提升档案管理效率、发挥档案建设价值的重要方法，也是档案管理工作迈向现代化、信息化的重要途径。因此，系统介绍医院实习生档案管理的现状和意义，并结合当前管理工作的不足和信息化技术的应用优势，详细分析开展医院实习生档案管理信息化系统的方案对策显得尤为必要。
关键词：档案管理；信息化系统；医院实习
引言：
在计算机进入快速发展的影响之下，越来越多的数据化管理内容都可以通过软件系统编制的方式形成更加高效便捷的管理体系，进一步促进了我国现代信息化系统的建设与发展。医院实习生档案管理工作必须详细记录其实习过程当中的具体表现和相关事迹，特别是对于需要全科轮转的实习生而言，其档案内容和体量较大，必须要采用信息化管理系统来简化实际工作量，并为实现档案信息高效利用提供重要帮助，以更好满足档案信息保存与管理调用的高容量、高质量需求。
一、强化医院实习生档案管理的重要意义
在医院实习生的档案当中能够充分体现出其专业学习情况和实习适应能力等，特别是在医院实习轮岗轮科制度的执行下，实习生需要体验不同的医疗岗位。而在其档案当中则能够完全反映出实习生的个人能力，开展并加强其档案管理与应用可以更好地推动医疗体系和资源的现代化发展，甚至部分医院和医学院之间的医联体构建就是依赖于档案管理工作的开展。这要求院校和医院必须要正确认识到档案管理工作的重要价值，并在实习生的实习阶段做好档案当中数据信息的记录，为后续的档案调取、查阅检索、就业推荐等形成充实的背景资料，真正将医院实习生作为医疗体系的人才储备资源。
二、当前医院实习生档案管理工作中的不足
（一）管理观念落后
重实践、轻档案是目前医院实习生档案管理工作的普遍观念认知，不仅包含有医院不同科室的代课老师，甚至一些医学院教务管理部门的工作态度亦是如此，导致了档案信息化系统建立受到了一定的阻碍和影响。在信息化管理系统当中需要管理人员扎实掌握计算机、网络、软件系统等的实践应用，一些管理教师对此存在抵触性心理，不能从促进实习生的发展就业角度出发，导致了许多档案管理工作的滞后甚至空白。管理观念的落后是对于档案信息化系统建设意义认知的不充分，特别是在其实践工作当中未能开发和重视实习生档案的价值性，导致其工作的开展形成了非良性循环，不利于实现实习生档案和医疗资源的高效应用。
（二）硬件保障不足
高质量的信息化管理系统当中需要有局域网络、硬件设备、软件系统的支持，而部分医院在这方面的经济投入明显不足，甚至部分医院未支持专门的场地进行档案管理工作开展，导致实际管理效率偏低、信息内容滞后的现象。部分医院的档案管理工作还极大地依赖于人工推进，和许多其他医院和档案管理系统之间也没有形成软件和网络的搭建，导致了实习生系统的调取较为困难，并缺乏管理制度。
由于许多医院对于实习生的管理工作重视程度不足，存在着重实践、轻档案的现状，许多实习生的档案都没有严格按照其科室实习的时间进行信息录入和模块更新，往往是采用统一管理的方式进行大量的档案信息复制，无法较好地体现出档案管理的个性化需求和医疗资源的共享共建。管理制度的缺乏是限制医院实习生档案高质量应用的重要内在因素，缺乏专业管理人才和对应技术手段则是导致实习生档案利用率低的主要原因。
三、信息化档案管理技术的应用优势
（一）存储查阅便捷
电子化的档案系统在进行信息的检索过程当中，只需要通过一键搜索关键词则可得到所有相关联的信息，且这些信息内容会按照时间、关联度等需求方式进行快速排序，其存储查阅的便捷性得到了极大地提升^[2]。信息化系统当中的新数据录入只需要登录输入后就可实现快速共享，在权限许可的情况下，所有的数据都可以进行实时更新，较好地提升了实际工作效率，避免了在传统档案信息查询、调取过程当中的弊端性，减少了所需的介绍性等手续，在档案信息使用过程中，也不需要采用逐章复制的方式，其工作效率和便捷性有了极大地提升，也更符合信息化时代发展的需求。
（二）系统容量更高
信息化的档案管理系统当中主要是以电子数据为主，包括了文本、图像等多类别信息，从系统的实际容量和应用便捷性来看具有更强的优势。由于医院实习生的实际工作周期较短、科室轮换情况简单，每个学生所形成的实际档案数据体量较小，但对于庞大体量的实习生群体而言，实际的档案管理总量仍然较为复杂。信息化管理系统当中还可以利用云存储的方式辅助完成信息的备份和扩容，其中的数据信息可保存数十年不被覆盖，其存储能力和容量优势十分突出^[3]。在进行实习生档案信息等管理过程中，若沿用传统的纸质信息内容则无法较好地保证其数据内容的稳定性，一旦出现水浸、火烧等情况，无法迅速进行复盘，其安全性有明显下降。
四、开展信息化医院实习生档案管理系统的对策
（一）转变管理方式
在信息化档案系统的建立过程中，管理方式和理念的转变可以提升档案资源的利用率，将纸质化的模式转变为电子化则有利于提升档案管理的质量和效率，且根据不同的年限、类别等对所有历史档案信息进行快速分类整合，更有利于实现大体量的档案信息保存备份，极大地改变了档案管理工作的时效性问题^[4]。另外，在档案管理学的不断发展中存在许多的新技术和新方法，管理人员必须要形成持续性的学习，以高素养、高质量的方式完成档案管理工作，将医院实习生的档案管理视为医院管理的重要组成部分，不断为促进医疗体系的现代化发展努力。
（二）明确技术标准
在实习生档案的系统建立过程中，对于每一项数据信息和操作执行的技术标准都应该提前明确并形成规范，确保管理人员能够按规执行，减少档案信息错误的概率。一方面，不同类型的实习生在医院内的科室轮岗和实习内容存在一定的差别，医院在进行大信息化系统的建立过程中可根据不同的实际差别，设置对应的档案模块，更有利于开展后续便捷的档案信息输入和调取。在确定好档案内容模块后，管理人员只需要进行简单的分类记录即可，档案管理工作的程序性得到了更好的规范，也更符合标准化建设的应用需求^[5]。另一方面，医院档案管理系统的软件编程与设计可自主开发或外包租用，但在实际管理与应用过程中必须要将实习生的档案信息安全放在首位，通过登录加密防护、浏览痕迹记录等方式来提升保护能力，并定期对系统的安全等级进行升级，使实习生档案管理工作的质量得到更好的提升。
（三）完善软件编制
根据档案管理工作当中的功能差异，在系统的软件开发过程当中，必须要做好基础服务与建设，特别是对于庞杂海量的档案信息处理，需要分别完成收集、编制、查询、统计等工作，每一个连接端口的搭载都是档案服务与数据运用的重要体现，必须要结合实际进行开发建立。在信息化档案系统当中，所有的数据内容都必须要保证有序，一般以实习生的身份证号码作为唯一编号，所有的实习生信息都可以通过不同的科室老师进行录入填写，在多端口登录开发的同时，保证了软件系统功能的完善性。另外，档案信息的最终统计应当由医院的管理系统和应用工作人员完成，而当然数据当中的内容检索与获取需要根据账号登录权限形成差异，确保严格遵守档案管理工作当中的相关法规要求。
（四）加强硬件投入
信息化档案管理工作的开展对于计算机、互联网和云存储等软硬件系统有较强的依赖性，医院必须要有专项资金用于投入进行系统的开发和建设，更好地保障有稳定的平台支持信息化管理系统的应用。医院内应当有专门的场地供档案管理工作开展，内部配有电脑、扫描仪等仪器设备，其他硬件配备可按需采购，充分保障信息化管理系统应用效率^[6]。针对一些原始的纸质档案文件，管理人员可通过电子扫描和云端备份的方式进行存储，在保留原始底稿的同时将其识别提取后加载至信息化系统当中，充分保障档案管理工作的真实性。另外，所有的硬件设备在使用过程中都应该有规范标准，并通过软件编制的方式对每一个登录档案系统的账号进行记录，以有效提升管理系统的安全性和保障性。
（五）聘请专业人才
档案管理信息化要求医院必须要转变工作理念和认知，通过聘请专业档案管理学人才妥善处理实习生的档案管理工作^[7]。管理人员必须要具备信息化系统的建立、应用技能，特别是对于海量的数据信息都能够按照规定和分类进行档案内容的录入，为后续调取、查找等工作提供极大的便利性。在信息化管理体系的建设中，必须要严格按照标准化进程的方式执行，所有实习生的信息的录入都需要有对应科室老师的签字确认和评价内容，并通过电子版留底的方式明确所有信息的来源和操作人员，这对于保障档案管理的精确性和内容信息的真实性都具有积极意义，也充分尊重了实习生的医院实习工作。
（六）开展信息共享
在医联体的建设与发展过程中，可以更好地实现医疗人才信息的共享，对于加强人才管理和促进资源贯通等具有积极意义。在医院实习生的档案信息化管理进程中，可以真实地反映出每一个学生在实习期间的专业技能、实习表现和个人品质等信息，特别是在全院不同科室的轮岗转科过程中，能够更好地发现实习生的专业潜质，使档案管理工作当中所包含的有效信息价值性得到了明显的增强，也为实现医疗体系的现代化发展而服务^[8]。在传统的人工档案管理过程中，不同实习生的实际表现状况仅有带班老师清楚了解，这对于推荐实习生就业、提升实习价值性具有一定的限制作用，而通过档案信息化管理体系的建立，可以有效打破这种壁垒，更好地利用了现代化管理手段为促进医疗体系和医院管理而服务。
五、结束语
总之，信息化档案管理是提升医院整体综合管理水平的重要内容之一，在工作开展与落实过程中，必须要明确信息化技术标准和管理方式，聘请专业的档案管理人才提升工作效率与质量，加强计算机等硬件方面的投入，确保医院实习生档案管理能够成为促进医院管理与发展的重要基础。在实习生档案信息当中能够充分反映出其实习状况和专业水平，这对于实现档案信息共享和加强医联体的建设具有积极意义，也是实现医疗体系人才培养与发展的重要基础信息参考。
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